Nevyčerpaná dovolená – co musí vědět zaměstnavatel i zaměstnanec
Blíží se konec roku, a s ním řada zaměstnanců řeší, co se stane s dovolenou, kterou nestihli vyčerpat v roce, v němž na ni vznikl nárok. Kdy je možné ji převést, kdy ji proplatit a jaké povinnosti z tohoto vyplývají pro zaměstnavatele? Přinášíme přehled základních pravidel podle Zákoník práce (dále „ZP“) a relevantní praxe.
1. Kdy lze dovolenou převést do dalšího roku
Dovolená by měla být vyčerpána v kalendářním roce, ve kterém vznikl nárok. ZP však připouští výjimky, pokud nastaly objektivní překážky.
- Překážky na straně zaměstnance: například dočasná pracovní neschopnost, karanténa, čerpání mateřské či rodičovské dovolené. V takovém případě se nárok na dovolenou automaticky převádí.
- Provozní důvody na straně zaměstnavatele: jestliže by čerpání dovolené vážně narušilo chod firmy (např. zvýšené zakázky, nedostatek pracovníků), dovolenou lze převést.
Zaměstnavatel musí určit termín čerpání převedené dovolené nejpozději do 30. června následujícího roku. Pokud tak neučiní, právo stanovit čerpání přechází na zaměstnance, který musí zaměstnavatele o tomto informovat alespoň 14 dnů předem.
2. Kdo určuje termín čerpání a co když zaměstnavatel nereaguje
- Určení termínu dovolené patří primárně zaměstnavateli, který musí zohlednit provozní potřeby firmy i oprávněné zájmy zaměstnance (např. rodinné plány).
- Termín dovolené musí být oznámen alespoň 14 dnů předem, pokud se strany nedohodnou na kratší době.
- Pokud zaměstnavatel převedenou dovolenou neurčil do 30. června následujícího roku, může zaměstnanec sám písemně požádat o její využití, čímž přebírá odpovědnost za stanovení termínu.
- Pokud je dovolená převáděna, vždy se čerpá nejprve za rok, v němž nárok vznikl, a teprve poté za běžný rok.
3. Pokuta za neoprávněný převod nebo neumožnění čerpání
Zaměstnavatelé by měli být na pozoru: pokud nedodrží pravidla a dovolí například plošný převod dovolené bez zákonného důvodu nebo dlouhodobě neumožní její čerpání, dopouští se porušení ZP s pokutou až 200 000 Kč.
4. Proplacení nevyčerpané dovolené
Podle ZP dovolená slouží k odpočinku, a proto není běžně možné nevyčerpanou dovolenou proplatit, dokud pracovněprávní vztah trvá.
- Proplacení je možné pouze při skončení pracovního poměru (nebo dohody jako DPP/DPČ) – zaměstnavatel musí vyplatit náhradu ve výši průměrného výdělku za každý nevyčerpaný den.
5. Doporučení pro zaměstnavatele
- Doporučujeme, aby zaměstnavatel sledoval čerpání dovolené v rámci kalendářního roku a včas identifikoval případy, kdy hrozí její nevyužití či nutný převod.
- Ideální je mít interní proces či směrnici, která stanoví postup pro převod dovolené, oznámení termínu čerpání a evidenci schválení.
- Při plánování čerpání dovolené zohlednit provozní potřeby i zákonné lhůty (např. 14 dnů předem, 30. červen) – tím se vyhnete riziku nesprávného postupu.
- V případě převodu či nevyužití dovolené na straně zaměstnance či zaměstnavatele je vhodné mít písemné potvrzení či doložení důvodu (např. pracovní neschopnost, rodičovská dovolená).
- Zajistit, aby ukončení pracovního poměru bylo z hlediska dovolené správně ošetřeno – zahrnout náhradu mzdy za nevyčerpané dny dovolené.